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企業においても新たな体制整備が必要

 

別の管理番号をつけ、行政の処理に活用するというもので、個人に付番されるマイナンバーは個人情報が一元化された非常にパーソナルなものであり、慎重な取り扱いが求められるため、企業においても新たな体制整備の必要が生じることになります。

 

従来より「個人情報保護法」において、個人のプライバシーを保護するための規定は存在していましたが、「番号法」、つまりマイナンバー制度の導入により、それまでの個人情報保護法では個人情報取り扱い事業者の対象外であった小規模事業者までが適用対象となるので、より数多くの企業が新たな取り組みに対する対応を求められることになりました。

 

業務上の処理基盤さえできてしまえば、将来的に企業側も様々な業務処理を簡素化できる利点があるとはいえ、制度開始前後は多くの番号を収集しなければなりませんし、それを正しく保管し、今後も継続的に厳重な管理をしていかなければならないというのですから、まさに「大」きく「変」わると書いて大変ですよね。

 

それでは、何から手をつけて、具体的に何をどうすればよいのでしょうか。現段階で考えておくべきこととは何なのでしょうか。

 

 

自社に相応しいレベルの安全管理措置を

 

まずはマイナンバー制度の概要を知り、自社の現状を踏まえた上で、対応が必要となる業務は何と何があるのかを明らかにすることから始めましょう。

 

もちろん、すべての企業が大企業のように最高レベルの安全管理措置を実施しなければならないわけではありませんから、業種や従業員規模によって自社に相応しいレベルの安全管理措置を行うことになります。

 

企業側は番号を収集する必要があるため、従業員をはじめとした企業内外の関係者へ自社のマイナンバー対応方針の周知と理解を求めることも重要なポイントです。

 

ただでさえ新制度導入に伴う混乱が生じやすい状況ですから、迅速かつ適切なアナウンスを行い、関係者が共通の認識を持ち、対応を進めることが大切です。

 

来年の1月からの制度開始に向け、これから更に公的なガイドラインや対応についてのマニュアルといった企業側が活用できるツールも増えてくると考えられます。行政の情報にアンテナを張って、上手く活用していくのが望ましいですね。安全管理措置の基盤づくりを公的に補助してくれるような施策によって企業側の負担が少しでも減少することもあるかもしれません。

 

対象業務が明確化されれば、それぞれの業務について具体的にどのような対応をとるのかを検討できます。

 

例えば、PCで管理しているデータやシステム上のセキュリティの強化、個人情報を取り扱う担当者の限定・責任者を配置する等して、自社の個人情報の管理・運用レベルを定めます。

 

自社のみで対応するのが困難な部分については外部の専門家に相談するのも一案です。場当たり的な対応をするのではなく、先々のことまで考えた『継続可能』な体制づくりをしていくことが大切だと私は考えています。

 

個人情報保護の重要性が叫ばれる時代です。情報漏洩は、企業にとって取引先や顧客からの信頼低下等の経営上のリスクとなり得るだけではなく、発生してしまった場合の事後対応にも多くの時間や経営資源といったコストがかかってしまう問題です。

 

新たな体制の整備は確かに「大変」ではありますが、経営は常に環境変化への対応でもあります。

 

今回の新制度を「個人情報の管理や流出のリスクについて多くの企業が考える良い機会」だと捉え、前向きに取り組んでいきたいですね。